Ako vytvoriť register rizík projektu? | #44 Začiatky projektového manažmentu

Riadenie rizík v projekte je kľúčové pre jeho úspech. Podľa výskumu sa len 30 % projektov dokončí včas a viac ako 70 % z nich má problémy so oneskoreniami alebo dodatočnými nákladmi. Aby sa predišlo takýmto zlyhaniam, projektový manažér by mal uznať kľúčové riziká a implementovať vhodné protiopatrenia, a na to vytvára register rizík. Je to nástroj, ktorý pomáha riadiť a predvídať riziká projektu. Ale ako pripraviť úspešný register rizík pre plánovanie a realizáciu projektu? Čítajte ďalej a zistite!

Ako vytvoriť register rizík projektu? – obsah:

1. Úvod
2. Ako by mal vyzerať register rizikových faktorov?
3. Ako pripraviť register rizík?
4. Zhrnutie

Úvod

Riziko je neoddeliteľnou súčasťou každého projektu. Aby ste ho efektívne riadili, potrebujete nástroj, ktorý vám pomôže identifikovať, monitorovať a efektívne reagovať na vznikajúce prekážky, inými slovami, register rizík. Úspešné dokončenie mnohých firemných a organizačných projektov je ohrozené v niektorej fáze realizácie. Z tohto dôvodu sa projektový manažér musí oboznámiť s metódami a nástrojmi riadenia rizík, a predovšetkým – zručne pripraviť register rizík.

Register rizík, známy aj ako rizikový denník alebo register rizikových faktorov, je dokument, ktorý zaznamenáva všetky identifikované prekážky, hrozby alebo nebezpečenstvá. Zahrňuje tiež ich analýzu a protiopatrenia, ktoré je potrebné prijať v prípade ich vzniku počas projektu. Register sa stáva zbierkou a úložiskom informácií o všetkých rizikách a príležitostiach súvisiacich s projektom.

Ako by mal vyzerať register rizikových faktorov?

Register rizík by mal byť prehľadným dokumentom a obsahovať nasledujúce informácie:

• Popis rizika – čo je riziko a akú oblasť projektu ovplyvňuje?
• Možné následky – aké hrozby predstavujú nebezpečenstvá pre projekt? Bude to mať za následok vznik ďalších následkov? Môžeme im predchádzať?
• Pravdepodobnosť výskytu – je to bežné riziko, spojené napríklad s oneskoreniami pri plnení úloh; alebo je to zriedkavé riziko, ktoré môže ohroziť celý projekt?
• Priorita – ako vážne je toto riziko v porovnaní s inými s podobnou pravdepodobnosťou výskytu?
• Zodpovedné osoby – kto ponesie zodpovednosť za to, aby na riziko reagoval vhodne, rýchlo a efektívne?
• Plán reakcie na riziko – aké kroky treba podniknúť, keď sa objavia ťažkosti?

Register rizík by preto mal zhromažďovať informácie o všetkých identifikovaných rizikách, ich analýzu, ako aj protiopatrenia. Takisto potrebuje pravidelnú aktualizáciu pre všetkých zainteresovaných účastníkov projektu, aby sa každý mohol informovať o vznikajúcich rizikách a núdzových situáciách.

Ako pripraviť register rizikových faktorov?

Príprava registra rizík pozostáva z niekoľkých krokov:

1. Identifikácia rizík. Prvým krokom je identifikovať všetky riziká spojené s projektom. Môžete to urobiť usporiadaním brainstormingovej relácie s tímom alebo preskúmaním literatúry súvisiacej s projektom. Keď vytvoríte dlhý zoznam rizík, analyzujte ich a rozdeľte všetky potenciálne hrozby na technické, zdrojové a obchodné prostredia projektu.
2. Hodnotenie rizík. Po identifikácii analyzujte riziká, aby ste posúdili ich potenciálny dopad na projekt. Odpovedzte na otázky:
• Ktoré riziká sú najpravdepodobnejšie? Je tiež dobré ich zoradiť podľa pravdepodobnosti výskytu. To vám pomôže určiť, ktorým je potrebné venovať najväčšiu pozornosť.
• Ako by mohli vyzerať ich následky? Tu by bolo najlepšie začať zoznam s najzávažnejšími následkami.
3. Plánovanie reakcie na riziko. Na základe analýzy a prioritizácie by mal projektový manažér vypracovať plán reakcie na každé z identifikovaných rizík. Ideálne by malo byť definované, aké opatrenia prijať v prípade, že riziko nastane. Je tiež dobré pripraviť plán núdzových opatrení, plán s scenármi vrátane pokynov, ako sa správať, keď sa takéto udalosti stanú, ktorý môžete implementovať hneď, ako nastanú.
4. Aktualizácia registra. Register rizík by sa mal pravidelne aktualizovať, aby sa správne sledovali a riadili identifikované riziká, ako aj aby sa pridávali nové, ak je to potrebné, ako projekt postupuje.

Jednou z najčastejších chýb pri príprave registra rizík je nedostatočná analýza príčin rizík a nedostatočné plánovanie reakcií na riziká. Aby sa predišlo tejto chybe, mal by projektový manažér venovať čas a pozornosť analýze a plánovaniu. Týmto spôsobom získa dôveru, že najpravdepodobnejšie riziká boli správne identifikované.

Zhrnutie

Register rizík je nástroj na riadenie a predvídanie rizík spojených s realizáciou projektu. Obsahuje podrobné informácie o identifikovaných rizikách, ich analýze a protiopatreniach. Okrem toho by sa projektový tím mal podieľať na vypracovaní registra v plánovacej fáze projektu a potom ho udržiavať aktualizovaný a dostupný pre všetkých zainteresovaných účastníkov projektu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.