AI kalendár. Ako optimalizovať svoj čas v spoločnosti? | AI v podnikaní #107

Ako môže AI kalendár pomôcť s riadením času?

AI kalendár môže výrazne zlepšiť riadenie času vo vašej spoločnosti. Ako? Predovšetkým personalizovaním rozvrhov zamestnancov. Analyzovaním historických údajov o zvykoch a produktivite ľudí môže AI kalendár prispôsobiť ich rozvrhy tak, aby maximalizoval produktivitu. Môže tiež automatizovať plánovanie úloh, pričom zohľadňuje niekoľko dôležitých faktorov, ako sú termíny, priority a závislosti úloh.

Čo je viac, podľa štúdie až 60% pracovného času je spotrebované na také veci, ako je odpovedanie na e-maily, zúčastňovanie sa zbytočných stretnutí a hľadanie informácií v chaotickej zbierke súborov. Tieto rutinné úlohy môžu byť úspešne automatizované pomocou AI kalendára.

Aké sú teda najväčšie výzvy pri implementácii takého riešenia? Predovšetkým súčasné zvyky – musíte reorganizovať svoju rutinu a zmeniť spôsob, akým vykonávate svoje každodenné úlohy. Náklady môžu byť tiež výzvou. Nástroje založené na AI nie sú také lacné. Taktiež môže byť obava o súkromie údajov, ktoré je potrebné zdieľať s takýmto kalendárom.

Avšak väčšina výrobcov uisťuje, že dodržiavajú prísne bezpečnostné normy a že informácie sú používané iba na optimalizáciu rozvrhov používateľov.

Synchronizácia tímových kalendárov. Clockwise

Jednou z najväčších výziev, ktorým čelí väčšina spoločností, nie je tak veľmi riadenie času, ale ťažkosť nájsť spoločný termín pre stretnutie, na ktorom sa musí zúčastniť väčšia skupina ľudí. Tu prichádza na scénu Clockwise (https://www.getclockwise.com/), aplikácia, ktorá automaticky analyzuje kalendáre členov tímu a navrhuje vhodný čas na stretnutie pre všetkých. Čo je viac, neustále monitoruje rozvrhy zamestnancov a, ak je to potrebné, preplánuje flexibilné udalosti, aby uvoľnila miesto pre prioritné stretnutia.

Clockwise je produktivita nástroj, ktorý optimalizuje individuálne a tímové rozvrhy, aby uvoľnil čas na hlbokú prácu bez rušivých úloh, ktoré rozdeľujú deň na krátke momenty. Funguje ako asistent na plánovanie, ktorý rozumie preferenciám používateľov a snaží sa konsolidovať udalosti, ktoré nemusia byť vykonané v konkrétnom čase. Clockwise rýchlo vypočíta najlepší čas na stretnutia, úlohy a hlbokú prácu. Robí to pre celé tímy a organizácie, takže sa stáva inteligentnejším, čím viac ľudí ho používa.

To dáva každému členovi tímu jasný kalendár a výrazne uľahčuje plánovanie stretnutí spoločne. Podľa údajov zozbieraných Clockwise, schopnosť automaticky navrhovať stretnutia sama o sebe ušetrí až 19 pracovných dní ročne! To ukazuje potenciál využitia AI na synchronizáciu tímových kalendárov.

Zdroj: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Plánovanie stretnutí so zákazníkmi. Kronologic

Plánovanie stretnutí so zákazníkmi môže byť náročná úloha. Niekedy sú najzamestnanejší zákazníci pre spoločnosť najcennejší, ale je veľmi ťažké nájsť termín, ktorý by im vyhovoval na stretnutie s našimi predajcami.

V takýchto situáciách prichádza na pomoc aplikácia s názvom Kronologic (https://www.kronologic.com/), ktorá môže plne automatizovať proces dohadovania stretnutí s potenciálnymi zákazníkmi. Po prvé, navrhuje najvhodnejší časový slot na základe analýzy kalendárov oboch strán. Po druhé, ak je potrebné stretnutie preplánovať, Kronologic nezávisle vedie e-mailovú korešpondenciu o tejto záležitosti, kým sa nenastaví vzájomne uspokojivý termín.

Kronologic je platforma, ktorá urýchľuje predaj automatickým zasielaním pozvánkových e-mailov, využíva AI na vyjednávanie zmien v čase stretnutí a koordinuje to všetko naprieč tímami. S Kronologic môžu spoločnosti zobraziť a spravovať tímy na viacerých miestach, identifikovať potenciálnych zákazníkov a zasielať automatizované oznámenia predajcom prostredníctvom centralizovaného portálu.

Týmto spôsobom sa predajcovia môžu sústrediť na prípravu na stretnutie, namiesto toho, aby strácali čas pokusmi o dohodnutie stretnutia. O to viac, že počet potenciálnych zákazníkov, ktorých je potrebné spracovať, často dosahuje niekoľko sto za mesiac!

Podľa štatistík môže používanie Kronologic zvýšiť konverziu stretnutí až o 17%. Ako vidíte, plánovanie stretnutí s neustále zaneprázdnenými zákazníkmi je ďalšou oblasťou, kde môže AI robiť zázraky.

Zdroj: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Ako môže AI kalendár zmeniť spôsob, akým vaša spoločnosť riadi čas?

Ďalším problémom veľkých, rozptýlených tímov je niekedy ťažkosť efektívne riadiť úlohy. V takejto situácii môže byť Trevor (https://www.trevorai.com/) užitočný na optimalizáciu využitia pracovného času. Umožňuje ľahko a intuitívne vizualizovať a prioritizovať všetky úlohy, ktoré aktuálne súťažia o našu pozornosť. Čo je viac, tento AI kalendár automaticky odhaduje čas potrebný na dokončenie každej úlohy. Taktiež nás upozorňuje na blížiace sa termíny.

Trevor AI je intuitívny denný plánovač, ktorý využíva technológiu blokovania času založenú na AI, aby vám pomohol naplánovať úlohy medzi vaším zoznamom úloh a kalendárom v reálnom čase. Trevor AI vyvažuje presnosť manuálneho plánovania ťahaním a púšťaním s pohodlím automatického plánovania. Jeho inteligentné návrhy udržujú váš pracovný tok vyvážený a uľahčujú rozhodovanie, kedy naplánovať ktoré úlohy.

Trevor AI je obzvlášť dobrý v blokovaní času, čo umožňuje používateľom sústrediť sa na jednu úlohu naraz bez akýchkoľvek rozptýlení. To je skvelé pre produktivitu a eliminuje potrebu multitaskingu, ktorý, ako ukázali štúdie, výrazne znižuje pracovnú efektivitu.

Zdroj: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Zhrnutie

Ako vidíte, AI kalendár môže výrazne zlepšiť riadenie času a zvýšiť produktivitu vo veľkých, rozptýlených tímoch. Automatizuje mnoho rutinných úloh, čo umožňuje zamestnancom sústrediť sa na rast ich podnikania a zaobchádzanie so zákazníkmi.

Preto stojí za zváženie implementácia takého riešenia, ktoré, napriek počiatočným nákladom, sa časom výrazne vyplatí vo forme merateľného zvýšenia organizačnej efektívnosti. Synchronizácia kalendárov, automatizované plánovanie stretnutí alebo podpora pri riadení úloh sú len niektoré z aplikácií AI kalendára, ktorý má potenciál revolučne zmeniť prístup k plánovaniu pracovného času v moderných organizáciách.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite zaneprázdnených včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.