3 nástroje na automatizované spracovanie dokumentov vo vašej spoločnosti na zlepšenie vášho pracovného toku | AI v podnikaní #6

Čo je automatizované spracovanie dokumentov (IDP)?

Automatizované spracovanie dokumentov nie je len skenovanie alebo OCR. Je to celý súbor techník, ktoré vám umožňujú efektívne spravovať dokumenty vo vašej spoločnosti. Tu sú hlavné výhody používania nástrojov IDP:

• Úspora času: Automatizácia opakujúcich sa úloh, ako je extrakcia údajov z dokumentov, umožňuje zamestnancom sústrediť sa na strategickejšie úlohy.
• Zlepšenie presnosti: Nástroje IDP pomáhajú znižovať chyby pri spracovaní dokumentov, čo sa premieta do úspor a zabraňuje problémom s dodržiavaním predpisov.
• Posilnenie dodržiavania predpisov: Nástroje IDP môžu byť naprogramované tak, aby vyhovovali konkrétnym pravidlám a predpisom, aby pomohli organizáciám zostať v súlade.
• Zvýšenie efektivity: Nástroje IDP môžu pomôcť zefektívniť spracovanie dokumentov, čo vedie k efektívnejšej práci.
• Zlepšenie zákazníckeho servisu: Rýchlejšie spracovanie dokumentov sa premieta do lepšieho zákazníckeho servisu.

Aké dokumenty môžu byť spracované?

Nie len faktúry alebo zmluvy môžu byť automaticky spracované. IDP dokáže spracovať mnoho typov dokumentov. Medzi nimi sú:

• Zmluvy – napríklad pracovné zmluvy alebo zmluvy so zákazníkmi.
• Faktúry – ako prichádzajúce, tak aj odchádzajúce faktúry.
• Správy – ako predajné správy alebo finančné správy.
• Korespondencia – listy, e-maily a iné formy písomnej komunikácie.
• Formuláre – prieskumy, žiadosti, podania.
• Medicínske dokumenty – pacientské záznamy, výsledky testov.
• Finančné dokumenty – bankové výpisy, súvahy.
• Právne dokumenty – právne akty, administratívne rozhodnutia.

4 techniky automatizovaného spracovania dokumentov

Inteligentné spracovanie dokumentov (IDP) nie je len skener na prevod papierových dokumentov do počítača. Je to niekoľko techník, ktoré nám umožňujú efektívne spracovávať dokumenty. Medzi nimi stojí za zmienku:

1. OCR, optické rozpoznávanie znakov – základná technika na čítanie textu z papierových dokumentov. Je to najčastejšie východiskový bod pre automatizáciu spracovania a obeh dokumentov v spoločnosti. Je to staré a osvedčené riešenie na skenovanie a rozpoznávanie textu obsiahnutého v papierových dokumentoch. S rastúcou digitalizáciou čoraz viac spoločností používa elektronické dokumenty. Avšak v mnohých prípadoch právne požiadavky robia nevyhnutným udržiavanie a spracovanie papierových databáz. Takže OCR je stále široko používaný nástroj.
2. Rozpoznávanie textu – analýza štruktúry textu v dokumentoch. Ďalším krokom v automatizovanom spracovaní dokumentov je identifikácia digitalizovaných údajov. Nevyhnutnou súčasťou strojového porozumenia tomu, čo bolo naskenované, je rozlíšenie relevantných a irelevantných údajov. To znamená rozpoznávanie kľúčových informácií, napríklad branding spoločnosti, ktorá dokument poslala, alebo náhodné skreslenia či nečistoty.
3. Klasifikácia dokumentov – automatické priradenie dokumentov do kategórií. Rozpoznané dokumenty, alebo informácie získané z nich, sú potom odoslané do digitálnej databázy. Sú klasifikované podľa typu dokumentu alebo akcie, ktorá sa na ich základe má vykonať. To by mohlo byť napríklad vloženie dátumu stretnutia do digitálnych kalendárov tých, ktorí sú pozvaní na charitatívny koncert, alebo odoslanie personalizovaného e-mailu zákazníkovi, ktorý povzbudzuje spätnú väzbu po procese sťažnosti.
4. Vyhľadávanie dokumentov – rýchle nájdenie informácií v databáze dokumentov. Vďaka IDP je nájdenie faktúry od konkrétneho dodávateľa alebo lístka zakúpeného za konkrétnu sumu také jednoduché, ako napísať slovo do vyhľadávacieho okna.

Ako funguje softvér na automatizované spracovanie dokumentov?

Softvér na spracovanie dokumentov je nástroj, ktorý využíva techniky IDP na automatizáciu procesov v spoločnosti. Funguje na počítačoch aj v cloude a môže sa integrovať s inými systémami, ako sú ERP (Enterprise Resource Planning) alebo CRM (Customer Relationship Manager).

Document AI od Google

Document AI je cloudová služba od Google, ktorá ponúka automatizované spracovanie dokumentov. Využíva strojové učenie na extrakciu štruktúrovaných údajov z neštruktúrovaných dokumentov.

Document AI ponúka mnoho funkcií, ktoré z neho robia mocný nástroj na spracovanie dokumentov, ako je vysoká presnosť, škálovateľnosť, flexibilita a bezpečnosť. S technológiou Google Cloud AI a sadou predtrénovaných modelov alebo vlastných modelov v Workbench môže Document AI spracovávať rôzne typy dokumentov s vysokou presnosťou a rýchlosťou. Jeho nepochybné výhody sú:

• Jedna platforma na spracovanie dokumentov – používanie jednej platformy umožňuje rýchly prístup ku všetkým modelom a nástrojom, vrátane predtrénovaných modelov na spracovanie dokumentov, ako sú OCR a Form Parser, ako aj špecializovaných modelov pre konkrétne odvetvia.
• AI technológia od Google – Document AI využíva technológiu rozpoznávania obrázkov (vrátane OCR) a spracovania prirodzeného jazyka (NLP) od Google na vytvorenie predtrénovaných modelov pre dokumenty s vysokou hodnotou a vysokým objemom.
• Obohatenie údajov – schopnosť overiť a obohatiť spracované informácie pomocou technológie Google knowledge graph, ktorá vám umožňuje overiť názvy spoločností, adresy a ďalšie údaje na základe informácií dostupných na internete.
• Pridanie ľudskej verifikácie do procesu – Nová funkcia Human-in-the-Loop AI dosahuje vyššiu presnosť pri spracovaní dokumentov pridaním momentu ľudskej akceptácie do vybraných procesov.

Sila Document AI od Google spočíva v jeho integrácii s inými službami Google Cloud, čo vám pomáha pri vytváraní pokročilých pracovných tokov. Vyskúšajte to online na tejto adrese.

Rossum

Zatiaľ čo Document AI od Google je najlepší pre spoločnosti, ktoré chcú využiť pokročilé cloudové technológie a integrovať spracovanie dokumentov s inými cloudovými službami, Rossum je vynikajúca voľba pre spoločnosti, ktoré potrebujú flexibilné a škálovateľné riešenie, ktoré sa dá prispôsobiť konkrétnym obchodným potrebám.

Zdroj: Rossum.ai

Inými slovami, Rossum je o niečo menej sofistikovaný, ale jednoduchší nástroj, ktorý využíva umelú inteligenciu na extrakciu údajov z dokumentov. Môže eliminovať manuálne procesy zadávania dokumentov a zlepšiť presnosť údajov. Vďaka cloudu je Rossum rýchly, presný a ľahko použiteľný. Dobre funguje pri spracovaní rôznych typov dokumentov, ako sú faktúry, zmluvy a formuláre.

• Automatické zachytávanie údajov: Nástroj automaticky klasifikuje dokumenty, čím eliminuje chyby pri zadávaní údajov, ktoré môžu viesť k poplatkom a sankciám. Môže spracovávať údaje z dokumentov vo všetkých formátoch a kanáloch, automatizovať komunikáciu na elimináciu manuálneho sledovania, filtrovať spam a duplicitné dokumenty a smerovať a spracovávať dokumenty s flexibilným systémom frontov.
• Pokročilé funkcie: Rossum ponúka funkcie ako predspracovanie, validácia, post-spracovanie a reporting. To robí nástroj všestranným a prispôsobiteľným rôznym obchodným potrebám.
• Prispôsobené riešenia: Rossum ponúka prispôsobené riešenia pre rôzne odvetvia a potreby, ako sú účtovníctvo, onboarding, správa dodávateľského reťazca, správa objednávok a zabezpečenie kvality.

Docsumo

Docsumo je najlepší pre spoločnosti, ktoré chcú spracovávať dokumenty rýchlo a efektívne bez toho, aby sa museli zapájať do zložitých procesov školenia modelov. Je to platforma na jednoduché spracovanie údajov z obrovských objemov neštruktúrovaných dokumentov s presnosťou viac ako 99%. Ponúka mnoho funkcií, ako je automatická klasifikácia dokumentov, kategorizácia údajov, inteligentné OCR, validácia údajov v reálnom čase a mnoho ďalších.

Zdroj: Docsumo.com

Docsumo je ideálny pre malé a stredné podniky, ktoré chcú zefektívniť svoje spracovanie dokumentov.

• Všestrannosť – Docsumo dokáže spracovať rôzne formáty dokumentov, ako sú faktúry, bankové výpisy, zmluvy, nákladné listy, účty za energiu a ďalšie.
• Inteligentná extrakcia – Vďaka pokročilej AI technológii dokáže Docsumo presne extrahovať a skontrolovať len tie polia, ktoré potrebujete z takých zložitých dokumentov.
• Validácia údajov – Vytvorte pravidlá a vzorce podobné Excelu na validáciu extrahovaných údajov v rámci dokumentu, medzi dokumentmi alebo voči databáze.
• Automatická klasifikácia – Docsumo dokáže automaticky rozlíšiť medzi rôznymi dokumentmi pred ich spracovaním, čo umožňuje preniesť údaje do príslušnej databázy.
• Integrácia so systémami – Bez ohľadu na odvetvie – poistenie, financie, logistika – Docsumo ponúka hotové API, ktoré sa dá ľahko integrovať do existujúcich systémov.
• Bezpečnosť – Platforma je v súlade s GDPR, certifikovaná SOC2 a v súlade s HIPAA, čo zabezpečuje, že podnikové údaje sú bezpečné a pod vašou kontrolou.

Docsumo získalo uznanie od mnohých spoločností po celom svete, vrátane Arbor Realty Trust a National Debt Relief, ktoré sa pýši 95% bezdotykovou sadzbou spracovania a 99% presnosťou vďaka svojej komplexnej automatizácii.

Zhrnutie

Automatizované spracovanie dokumentov je kľúčom k zefektívneniu práce v mnohých spoločnostiach. S nástrojmi ako Document AI od Google, Rossum a Docsumo môžu spoločnosti urýchliť obchodné procesy, zvýšiť presnosť údajov a zlepšiť zákaznícky servis. Výber správneho nástroja závisí od konkrétnych potrieb spoločnosti, ale všetky tieto riešenia ponúkajú pokročilé funkcie, ktoré pomáhajú spoločnostiam uspieť v dnešnom digitálnom svete.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.